Gần 2 tháng 'khai tử' hộ khẩu giấy: Trường hợp nào vẫn cần xác nhận cư trú? Thủ tục xin cấp ra sao?

Từ 1/1/2023, sổ hộ khẩu giấy không còn giá trị, mọi thông tin liên quan đến cư trú đều được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Do đó, khi giải quyết các thủ tục hành chính, người dân chỉ cần xuất trình thẻ CCCD, cơ quan chức năng sẽ tra cứu được thông tin cư trú, nhân thân.

Tuy nhiên, sau gần 2 tháng "khai tử" sổ hộ khẩu giấy, người dân vẫn còn gặp nhiều khó khăn trong giải quyết các thủ tục hành chính. Đặc biệt, người dân được yêu cầu phải có giấy xác nhận cư trú (thay cho trước đây khi còn sổ hộ khẩu giấy), điều này đã dẫn đến không ít phiền toái cho người dân.

Tại sao người dân vẫn phải xin giấy xác nhận cư trú?

Giấy xác nhận cư trú thường được sử dụng trong các trường hợp:

- Sử dụng thay sổ hộ khẩu, sổ tạm trú… để chứng minh nơi cư trú khi thực hiện các giao dịch, thủ tục hành chính.

- Người chưa đăng ký cư trú mà cần giấy tờ chứng minh nơi cư trú.

Trên thực tế, hiện nay người dân tại nhiều địa phương được yêu cầu phải nộp giấy xác nhận nơi cư trú để thực hiện các hoạt động liên quan đến chuyển nhượng quyền sử dụng đất, quyền sử dụng nhà ở.

Nguyên nhân phải nộp giấy xác nhận cư trú để thực hiện các thủ tục trên là do sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị nhưng thông tin của người dân trên cơ sở dữ liệu chưa đầy đủ hoặc các cơ quan, tổ chức chưa đồng bộ hệ thống cơ sở dữ liệu; chưa có thiết bị quét mã Căn cước công dân để lấy dữ liệu…

Những nguyên nhân này dẫn đến việc khi cán bộ hộ tịch ở cơ sở đối soát với dữ liệu dân cư và thấy không trùng khớp, nên buộc phải yêu cầu người dân đi xác nhận cư trú để cung cấp đầy đủ thông tin.

Trường hợp người dân khai báo đầy đủ, dữ liệu đã cập nhật trên hệ thống dự liệu dân cư thì người dân chỉ cần CCCD là đủ.

Đây là giai đoạn mới bắt đầu đồng bộ hóa từ hệ thống dữ liệu dân cư cho đến trang bị thiết bị quét dữ liệu căn cước công dân ở cấp cơ sở, dẫn đến vẫn còn nhiều vấn đề nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chính vì vậy, người dân nên thông cảm và chấp hành quy định này để thủ tục hành chính được hoàn thiện đúng quy định pháp luật.

Cách thức xin giấy xác nhận cư trú

- Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại Công an cấp xã.

- Cách 2: Nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ: Giờ hành chính trong các ngày làm việc từ thứ 2 đến thứ 6 và sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày nghỉ lễ, Tết theo quy định của pháp luật).

- Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ.

- Bước 2: Nộp hồ sơ tại Công an cấp xã.

- Bước 3: Cơ quan đăng ký cư trú kiểm tra hồ sơ:

Trường hợp hồ sơ đã đầy đủ, hợp lệ thì tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người đăng ký;

Trường hợp hồ sơ đủ điều kiện nhưng chưa đủ hồ sơ thì hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện và cấp Phiếu hướng dẫn bổ sung, hoàn thiện hồ sơ cho người đăng ký;

Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện thì từ chối và cấp Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ cho người đăng ký.

- Bước 4: Nhận kết quả

Căn cứ theo ngày hẹn trên Phiếu tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả để nhận thông báo kết quả giải quyết thủ tục đăng ký cư trú (nếu có).

Thời gian cấp giấy xác nhận cư trú

Thời gian cấp giấy xác nhận cư trú được hướng dẫn tại Quyết định 5548/QĐ-BCA-C06 ngày 06/7/2021 của Bộ Công an như sau:

- 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ với trường hợp thông tin của công dân có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư;

- 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ với trường hợp cần xác minh thông tin.

Như vậy, thời gian cấp giấy xác nhận cư trú tối đa là 03 ngày kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ. Nếu từ chối cấp giấy xác nhận thông tin về cư trú, cơ quan Công an phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Để được cấp giấy xác nhận cư trú, người dân có thể trực tiếp đến Công an cấp xã làm thủ tục hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia hoặc Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.

Thời gian tiếp nhận hồ sơ là giờ hành chính trong các ngày làm việc từ thứ 2 đến sáng thứ 7 hàng tuần (trừ các ngày được nghỉ lễ, Tết theo quy định của pháp luật).

Việc xin cấp giấy xác nhận cư trú thực hiện khá đơn giản, người dân chỉ cần điền đầy đủ thông tin trên tờ khai thay đổi thông tin cư trú và nộp cho công an xã hoặc nộp trực tuyến trên các cổng dịch vụ công là được.

Thời hạn sử dụng giấy xác nhận cư trú

Giấy xác nhận thông tin cư trú là một trong bốn loại giấy tờ có thể dùng thay sổ hộ khẩu để chứng minh nơi cư trú khi tham gia các giao dịch, thủ tục hành chính theo Nghị định 104 năm 2022.

Điều 17 Thông tư 55/2021/TT-BCA quy định, giấy xác nhận thông tin về cư trú có giá trị sử dụng trong thời gian như sau:

- Có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp đối với trường hợp khai báo cư trú của người không có cả nơi thường trú và nơi tạm trú do không đủ điều kiện đăng ký thường trú, đăng ký tạm trú.

- Có giá trị 30 ngày kể từ ngày cấp đối với trường hợp xác nhận thông tin về cư trú.

- Trường hợp thông tin cư trú của công dân có sự thay đổi, điều chỉnh và được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì giấy xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị kể từ thời điểm thay đổi.