Hướng dẫn thực hiện thủ tục chứng thực online

Theo Luật sư Nguyễn Thị Hồng Vân, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội cho biết, chứng thực online là hình thức chứng thực điện tử được quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP về thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Theo đó, chứng thực online được định nghĩa là việc chứng thực bản sao online được căn cứ từ bản chính văn bản giấy tại khoản 9, Điều 3, Nghị định 45/2020/NĐ-CP như sau: "Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính".

Tuy nhiên, thủ tục này chỉ được sử dụng để đặt lịch trước qua trang web của Cổng dịch vụ công quốc gia và chỉ áp dụng với thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài, của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức của nước ngoài cấp/chứng nhận hoặc do cơ quan, tổ chức của Việt Nam cấp/chứng nhận.

Như vậy, thủ tục chứng thự online mới áp dụng với việc chứng thực bản sao từ bản chính còn các thủ tục khác gồm chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng hoặc giao dịch thì hiện chưa được thực hiện trong thực tế.

Việc chứng thực online được thực hiện thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia. Do đó, để được chứng thực bằng hình thức online, công dân cần phải tạo tài khoản trên trang web này.

Theo đó, để thực hiện chứng thực online bản sao từ bản chính, căn cứ hướng dẫn thực tế tại Cổng dịch vụ công quốc gia và quy định tại Chương II, Nghị định 45/2020/NĐ-CP, người dân thực hiện chứng thực online như sau:

Bước 1: Đăng ký tài khoản tại cổng dịch vụ công quốc gia hoặc nếu đã có tài khoản thì thực hiện đăng nhập vào trang web này.

Để đăng nhập thì công dân chọn cổng “Tài khoản cấp bởi cổng dịch vụ công quốc gia”.

Bước 2: Trong menu chọn “Dịch vụ công nổi bật”.

Bước 3: Sau khi đã hiện ra menu dịch vụ công nổi bật, để chứng thực bản sao từ bản chính, căn cứ vào bản chính, công dân chọn bản chính do:

- Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp/chứng nhận;

- Cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp/chứng nhận;

- Cơ quan có thẩm quyền cả nước ngoài liên kết với Việt Nam cấp/chứng nhận.

Bước 4: Tại màn hình chi tiết thủ tục hành chính, công dân chọn cơ quan tư pháp thực hiện theo tỉnh/thành phố, cấp phường/xã và chọn “đồng ý”.

Bước 5: Tại mục này, trang web sẽ hiện ra thủ tục cấp bản sao từ bản chính với đầy đủ thông tin của người yêu cầu chứng thực bản sao từ bản chính gồm: Họ tên, ngày sinh, email, số Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, số điện thoại, địa chỉ, loại giấy tờ cần chứng thực, đặt lịch hẹn, chọn giờ hẹn.

Sau khi chọn đầy đủ các mục có dấu * màu đỏ thì người yêu cầu chọn “Đặt lịch hẹn”.

Bước 6: Hệ thống sẽ thông báo đã đặt lịch hẹn thành công và hiện mã lịch hẹn trên màn hình. Song song với đó, hệ thống sẽ gửi tin nhắn sms đến số điện thoại gồm thông báo đặt lịch hẹn thành công và thời gian hẹn.

Bước 7: Công dân đến cơ quan đã đăng ký ở mục trên theo đúng lịch hẹn, mang theo bản chính giấy tờ cần chứng thực để cơ quan có thẩm quyền thực hiện chứng thực bản sao từ bản chính.