Bộ Nội vụ hướng dẫn triển khai quy định mới về hợp đồng lao động điện tử

Căn cứ quy định tại Nghị định số 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ, Thông tư số 08/2026/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cùng các Quyết định quy định về Kiến trúc, Quy chế hoạt động và Tài liệu hướng dẫn kết nối Nền tảng hợp đồng lao động điện tử (HĐLĐ điện tử), HĐLĐ điện tử là hợp đồng lao động được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử, có giá trị pháp lý tương đương hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.

Dù không mang tính bắt buộc mà áp dụng trên tinh thần khuyến khích, hình thức này mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người lao động lẫn người sử dụng lao động. Sự linh hoạt về thời gian và không gian trong giao kết giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, thời gian, quản lý và lưu trữ hồ sơ giấy.

Dữ liệu hợp HĐLĐ điện tử được bảo mật cao và có thể chia sẻ, kết nối liên thông trực tiếp với các cơ quan quản lý nhà nước như Cơ quan Thuế, Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng và cơ quan quản lý lao động để thực hiện các thủ tục hành chính, xác minh thu nhập, đăng ký bảo hiểm hay khai trình báo cáo sử dụng lao động.

Doanh nghiệp có trách nhiệm chỉ thu thập thông tin phục vụ mục đích tuyển dụng, quản lý khi được sự đồng ý của người lao động, đồng thời phải xóa hoặc hủy dữ liệu khi chấm dứt hợp đồng hay khi người dự tuyển không trúng tuyển, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Mọi hành vi mua bán, làm lộ hay xử lý dữ liệu trái pháp luật sẽ bị xử lý nghiêm, với mức phạt tiền lên tới 5% tổng doanh thu hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự.

Để bảo đảm tính pháp lý và an toàn dữ liệu, các bên tham gia giao kết HĐLĐ điện tử phải tuân thủ các điều kiện chặt chẽ về định danh và hạ tầng công nghệ.

Người lao động và người sử dụng lao động phải có giấy tờ tùy thân hợp lệ như thẻ Căn cước, Căn cước điện tử, tài khoản VNeID mức độ 2, Hộ chiếu hoặc giấy tờ pháp lý thành lập doanh nghiệp, đồng thời cả hai bên bắt buộc phải sử dụng chữ ký số và dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định.

Đối với các đơn vị cung cấp giải pháp eContract, các doanh nghiệp này đóng vai trò trung gian chứng thực và bắt buộc phải sở hữu Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy.

Hệ thống eContract phải đáp ứng khả năng định danh, xác thực sinh trắc học như vân tay, khuôn mặt hay mống mắt khớp đúng với giấy tờ tùy thân, bảo đảm an toàn thông tin, bảo lưu tính toàn vẹn của chứng từ và tích hợp cổng kết nối API chuẩn hóa với Nền tảng HĐLĐ điện tử của Bộ Nội vụ.

Về thời điểm có hiệu lực, HĐLĐ điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian và được Nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Việc chuyển đổi giữa hợp đồng lao động văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử cũng được quy định cụ thể nhằm bảo đảm tính toàn vẹn thông tin, có ký hiệu xác nhận chuyển đổi và chữ ký số xác thực của cấp có thẩm quyền.

Nền tảng HĐLĐ điện tử là hệ thống thông tin quy mô lớn do Bộ Nội vụ trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý tập trung. Hệ thống đảm nhận chức năng lưu trữ dữ liệu, cung cấp dịch vụ dùng chung và cấp Mã định danh (ID) duy nhất cho từng hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Mỗi HĐLĐ điện tử được cấp một mã định danh duy nhất. Đây là một trong những điểm mới đáng chú ý của Thông tư số 08/2026/TT-BNV nhằm phục vụ công tác quản lý, khai thác và kết nối dữ liệu hợp đồng lao động điện tử trên phạm vi toàn quốc.

Trong vòng 24 giờ kể từ khi hợp đồng được ký kết và chứng thực thành công, Nhà cung cấp dịch vụ có trách nhiệm gửi dữ liệu hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng để gắn mã ID. Mã ID này được giữ nguyên trong suốt vòng đời của hợp đồng.

Dữ liệu hợp đồng lao động điện tử, phụ lục và nhật ký giao dịch được lưu trữ an toàn trên Nền tảng trong thời hạn 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Người lao động và người sử dụng lao động đều có quyền đăng ký tài khoản trên Nền tảng để tra cứu, quản lý và chủ động khai thác dữ liệu phục vụ các giao dịch cá nhân cũng như thủ tục hành chính.

Việc triển khai HĐLĐ điện tử từ ngày 01/7/2026 không chỉ tạo thuận lợi cho người lao động và người sử dụng lao động trong quá trình giao kết, thực hiện quan hệ lao động mà còn góp phần xây dựng môi trường làm việc hiện đại, minh bạch, phù hợp với yêu cầu phát triển của nền kinh tế số và tiến trình chuyển đổi số quốc gia.