Người ký có thực sự đứng ngoài trách nhiệm của một quyết định?

Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, không ít lãnh đạo cho rằng việc ký một quyết định mang tính chủ trương hoặc dựa trên đề xuất từ các bộ phận chuyên môn không đồng nghĩa với việc họ trực tiếp chịu trách nhiệm đối với toàn bộ nội dung của quyết định đó. Nhận định này phản ánh đúng cách vận hành nội bộ, nơi quyết định là kết quả của nhiều cấp tham gia.

Nhưng trách nhiệm pháp lý không vận hành theo logic nội bộ đó. Khi một quyết định phát sinh vấn đề, điều bị nhìn vào không còn là quy trình hình thành, mà là ai đã phê duyệt và người đó đã kiểm soát quyết định đến đâu.

Một quyết định có thể đi qua nhiều bước, nhiều người, nhiều tầng ý kiến trước khi được ký. Người ký có thể không phải là người làm nhiều nhất, cũng không trực tiếp thực hiện. Nhưng khi vấn đề xảy ra, trách nhiệm không đi theo quá trình, mà dừng lại ở điểm phê duyệt. Khi phát sinh vấn đề, điều được đặt ra không chỉ là kết quả của quyết định, mà là rủi ro pháp lý trong quyết định đó được nhìn nhận như thế nào.”

Trong thực tế, không ít lãnh đạo tham gia vào quyết định ở cấp độ hội đồng hoặc ký phê duyệt trên cơ sở đề xuất từ bộ phận chuyên môn. Ở thời điểm đó, họ có thể tin rằng mình không trực tiếp lựa chọn phương án, không tham gia vào quá trình thực hiện và do đó không phải là người chịu trách nhiệm chính. Nhưng khi quyết định bị xem xét lại, câu hỏi không còn là ai đã đề xuất, mà là người ký đã dựa vào cơ sở nào để chấp thuận và đã kiểm soát đến mức nào trước khi đặt bút ký.

Và trong nhiều trường hợp, câu hỏi không phải là ai đã làm, mà là nếu có vấn đề xảy ra, ai sẽ là người bị hỏi đầu tiên. Và trong nhiều trường hợp, đó không phải là người làm nhiều nhất, mà là người không thể nói rằng mình không liên quan.

Đây là điểm bắt đầu của một nghịch lý trong quản trị. Quyết định là sản phẩm của tập thể, nhưng trách nhiệm lại được truy về cá nhân. Ở thời điểm ký, hành vi này có thể chỉ được hiểu là hoàn tất quy trình. Nhưng khi bị xem xét lại, nó trở thành một điểm xác nhận trách nhiệm.

Điểm cốt lõi không nằm ở việc người ký có trực tiếp thực hiện hay không, mà ở việc họ có đủ cơ sở để chứng minh mức độ kiểm soát của người ký đối với quyết định đó hay chưa. Nhiều lãnh đạo nhầm giữa tham gia và kiểm soát: không trực tiếp thực hiện không đồng nghĩa với việc đứng ngoài trách nhiệm. Một khi chữ ký đã được đặt xuống, mức độ kiểm soát này phải được thể hiện bằng hồ sơ, tài liệu và logic giải trình. Nếu không, người ký sẽ là người phải giải thích thay cho toàn bộ quá trình.

Trong nhiều tình huống, người ký không sai trong quá trình ra quyết định, nhưng lại là người duy nhất không chứng minh được mình đã đúng khi sự việc bị đặt lại trong một bối cảnh khác. Khoảng cách giữa việc “không sai” và “chứng minh được mình đúng” chính là nơi rủi ro hình thành, và cũng là nơi khả năng giải trình quyết định trở thành yếu tố quyết định.

Nếu quyết định này bị mở lại, người bị hỏi đầu tiên có phải là anh không? Nếu không có câu trả lời rõ ràng cho điều đó ngay từ trước khi ký, thì rủi ro đã bắt đầu từ thời điểm quyết định được ban hành.

Việc ký một quyết định vì vậy không chỉ là một bước thủ tục trong quy trình quản trị. Đó là điểm mà trách nhiệm được định vị, dù rõ hay không rõ, dù được ý thức hay không. Khi hệ thống không còn đủ khả năng giải thích, chữ ký sẽ trở thành điểm quy chiếu duy nhất.

Thực tế cho thấy, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu thay đổi cách tiếp cận, không chỉ dừng ở việc kiểm tra quy trình, mà chuyển sang đánh giá khả năng giải trình và phạm vi kiểm soát của từng quyết định. Không phải để làm chậm quá trình ra quyết định, mà để bảo đảm rằng mỗi quyết định có thể tự đứng vững khi bị xem xét lại.

Người ký không phải lúc nào cũng là người gây ra vấn đề, nhưng gần như luôn là người phải giải thích vấn đề đó. Và khi không chứng minh được mình đã kiểm soát, việc không sai cũng không còn là một lớp bảo vệ.

Luật sư TRƯƠNG ANH TÚ

Chủ tịch TAT Law Firm

“Vấn đề không phải là anh có tham gia hay không, mà là khi có vấn đề, người ta có tìm đến anh hay không.”