Ảnh minh họa.
Theo đó, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch có thẩm quyền theo quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cá nhân có yêu cầu trong các trường hợp sau:
- Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch của cá nhân đã đăng ký, nhưng nội dung đăng ký đã có sự thay đổi do được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép thay đổi, cải chính hộ tịch, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc, ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, ghi vào Sổ hộ tịch việc thay đổi hộ tịch của cá nhân theo bản án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Nếu thông tin hộ tịch của cá nhân không có sự thay đổi thì cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch không cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch, hướng dẫn người yêu cầu làm thủ tục cấp bản sao Giấy khai sinh hoặc bản sao trích lục hộ tịch tương ứng, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề nghị cấp văn bản xác nhận để giải quyết vụ việc liên quan đến cá nhân.
- Xác nhận các thông tin hộ tịch khác nhau của cá nhân.
Ví dụ: Xác nhận toàn bộ các thông tin hộ tịch của một cá nhân, bao gồm: các thông tin về việc đăng ký khai sinh; đăng ký kết hôn; thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc; nhận cha, mẹ, con; giám hộ; khai tử,...
- Xác nhận thông tin của một cá nhân trong các giấy tờ hộ tịch không thống nhất, chưa thực hiện cải chính hộ tịch, không thuộc trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 4 và chưa được lập bản ghi dữ liệu hộ tịch điện tử cá nhân theo quy định tại Điều 11 của Thông tư này.
Ví dụ: Cá nhân có Giấy khai sinh ghi là Trần Văn Q, sinh năm 1963; Giấy chứng nhận kết hôn ghi là Trần Mạnh Q, sinh năm 1963;
- Người yêu cầu phải gửi kèm theo bản chụp hoặc bản sao điện tử các giấy tờ, tài liệu có liên quan để chứng minh thông tin hộ tịch. Trường hợp cần xác minh, cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch nhận được yêu cầu có văn bản đề nghị cơ quan công an, các cơ quan khác có liên quan xác minh theo quy định tại Khoản 3 Điều 13 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP. Trường hợp kết quả xác minh không có thông tin hoặc thông tin không thống nhất với giấy tờ người yêu cầu cung cấp thì từ chối cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch.- Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của cá nhân phải nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin hộ tịch tính đến thời điểm cấp văn bản xác nhận.
Cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch căn cứ Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, Sổ hộ tịch, hồ sơ đăng ký hộ tịch, chức năng của cơ quan, tổ chức có yêu cầu, cấp văn bản xác nhận thông tin hộ tịch cho cơ quan, tổ chức trong các trường hợp sau:
- Xác nhận thông tin về một việc hộ tịch hoặc một số việc hộ tịch của cá nhân đã được đăng ký.
- Xác nhận thông tin hộ tịch của nhiều cá nhân khác nhau.
- Căn cứ nội dung yêu cầu, chức năng của cơ quan, tổ chức đề nghị xác nhận thông tin hộ tịch, văn bản xác nhận thông tin hộ tịch có thể nêu rõ, đầy đủ nội dung, thời điểm đăng ký ban đầu; nội dung, căn cứ và thời gian thực hiện các việc thay đổi, điều chỉnh thông tin cho đến thời điểm cấp văn bản xác nhận hoặc chỉ xác nhận thông tin về việc đăng ký hộ tịch (số, thời gian, cơ quan đăng ký việc hộ tịch) hoặc xác nhận số liệu thống kê việc hộ tịch đã được đăng ký.
Việc xác nhận thông tin hộ tịch theo yêu cầu của tổ chức, cá nhân phải bảo đảm đúng quy định pháp luật về bảo vệ đời sống riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình, danh dự, uy tín của cá nhân.
Văn bản xác nhận thông tin hộ tịch của cá nhân theo quy định tại điểm a, b, c Khoản 1 Điều này có giá trị như giấy tờ hộ tịch, được sử dụng để chứng minh thông tin hộ tịch khi cá nhân thực hiện thủ tục hành chính hoặc tham gia các giao dịch dân sự khác theo quy định pháp luật.
